ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LA VIDA Y EN EL TRABAJO
¿Qué harías?
Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no has usado, ¿Qué harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda. Pues bien, ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto, depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.
¿Qué es el tiempo?
Eso me lleva a una pregunta ¿Qué es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo.
La administración del tiempo es determinar cómo usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.
Objetivos básicos
Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, felicidad y espiritualidad y éxito.
En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograras un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás.
La Salud
La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario una buena alimentación y realizar ejercicios físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que éste pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando, llevándonos a la extinción de la vida.
La Felicidad y Espiritualidad
La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida; por lo tanto, debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, porque sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquello que no controlas, como el estado de ánimo de tus jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, porque le darías a otros esa decisión que te corresponde sólo a ti.
Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aun cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aun no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, porque sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos conscientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento más de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida te llevarán a la infelicidad, porque no te sentirás bien contigo mismo, porque serás consciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.
Por otro lado, cuando hablamos de espiritualidad nos referimos a la energía vital que posee el ser humano y la parte no física incluida las emociones y el carácter. Quienes hacen uso de su espiritualidad se caracterizan por poseer una gran fortaleza interna y una manera positiva de ver la vida. Encuentran calma en las peores de las circunstancias, saben que todo lo malo termina y sienten que cuentan con algo que podrá ayudarlos y salir airosos de cada obstáculo que se presente.
La espiritualidad y la felicidad son dos conceptos que están estrechamente relacionados. La espiritualidad se refiere a la búsqueda de significado y propósito en la vida, mientras que la felicidad se relaciona con la sensación de bienestar y satisfacción
El éxito
Por último, el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir qué vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la práctica, si tú te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto, es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico.
El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo.
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cuales se puede apreciar en el gráfico siguiente:
Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.
Gráfico N° 1
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto, no saben que es lo importante y son reactivos porque su vida está en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último, en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no les permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo está en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
Administración del tiempo en una organización
En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:
Evitar caer en el perfeccionismo: Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
Aprender a decir no: Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a alguna reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto, es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación, pero no puedo ir.
Evitar distracciones: Muchas personas no saben evitar las distracciones, porque tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
Hay que aprender a delegar: Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
Sea puntual y exija puntualidad: Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto, debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
Elimine sentimientos inútiles: Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo, las preocupaciones son sentimientos que no nos ayudan a nada, porque nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya pasó y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo porque lo que hacemos no contribuye a nada.
Aprender a ir al grano: Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
Hacer un buen manejo de reuniones: Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles: Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
Evite los conflictos: Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con sus compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
Haga un buen uso de los correos electrónicos: En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, porque le quitarán tiempo.
Uso correcto del celular: Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo. No ingrese ni ningún tipo de redes sociales como Facebook o Instagram evite usarlas en horario de trabajo.
Uso de tiempos muertos: Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo, en un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto. Finalmente llegamos a la conclusión que de la administración de tu tiempo dependerá tu éxito, la felicidad y la salud en tu vida, espero que podamos aplicarla en nuestro día a día.
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